オフィスや施設を訪れたお客様を迎える受付は、“企業の顔”ともいえる重要なポジションです。来訪者に良い印象をもってもらうためにも、受付には適切なスキルをもった人材を配置しなければなりません。

そこで本記事では、受付スタッフに必要なスキルとともに、向いている人の特徴を解説します。

受付の業務内容

受付スタッフは主に、来訪者の応対・社内の案内を行います。会社に訪れた方と最初に顔を合わせるポジションであり、自社の第一印象を決めるといっても過言ではありません。

なお、受付スタッフは、以下の業務を担当します。

▼受付スタッフの主な業務内容

• 来訪者の応対・社内の案内
• 情報登録・管理
• 代表電話やメールの対応
• 会議室の予約
• 備品管理などの庶務

受付スタッフは、さまざまな業務を並行して実施する必要があり、担当するにあたってスキルや適性が求められます。

受付業務に必要なスキル

受付スタッフには、どのようなスキルが必要か、ここでは、受付に必要な5つのスキルを紹介します。

①ビジネスマナー

来訪者に好印象を与え、適切なコミュニケーションをとるには、ビジネスマナーが欠かせません。丁寧な言葉や敬語が使えるのはもちろんのこと、社会人としての礼儀も備えておく必要があります。正しい会釈の角度や、名刺交換の所作は、身につけておくべきビジネスマナーの一つです。

また、身だしなみも過度なおしゃれを控えた、清潔感のある服装が好ましいとされます。受付スタッフの対応や身なりは、そのまま企業の印象に直結するため、客観的な目線を意識して振る舞うことが大切です。

②コミュニケーションスキル

受付スタッフは、社内・社外を問わず、多くの関係者とコミュニケーションをとることになります。対面での会話だけでなく、電話やメールなど、さまざまな伝達手段があり、滞りなくやり取りを進めるには、それぞれ気を付けるべきポイントが異なります。そのため、円滑にコミュニケーションをとるスキルが不可欠というわけです。

また、海外の方の対応が求められるシーンも起こり得るため、英語や中国語など、主要な外国語での会話ができることが理想的といえます。

③接遇応対スキル

接遇とは、相手を理解し、適切にもてなすことを意味する言葉です。受付は、来訪者の応対をそつなくこなすだけでなく、もてなす心をもって接する姿勢が大切なのです。

「ありがとうございました」とお礼を伝える際に、「足元にお気を付けください」など、ひと言付け加えるだけで、相手に与える印象は大きく変わります。相手を思いやり、一歩踏み込んだ気遣いができることもまた、受付に必要なスキルの一つです。

④ITスキル

受付スタッフは、来客情報やスケジュールを管理するにあたって、パソコンを頻繁に利用します。高度な技術は必要ないかもしれませんが、WordやExcelなど、基本的なソフトウェアを使いこなせる程度のITスキルは、身につけておきたいところです。

⑤情報処理スキル

受付では、書類や連絡先など、数多くの情報を整理する業務が発生します。日々、増えつづける情報を効率よく整理するには、それ相応のスキルが欠かせません。

また、書類だけでなく、状況ごとの情報も整理しつつ、的確にこなす柔軟性と対応力も同時に求められます。突然の来客やスケジュールの変更など、イレギュラーな状況においても、受付スタッフは冷静に対応しなければなりません。

受付業務に向いている人の特徴

受付スタッフには、スキルと同じくらいに、性格や人となりが問われます。果たして、どのような人が受付に向いているのでしょうか。

以下では、受付業務に向いている人の特徴をお伝えしますので、採用する際の参考にしてください。

①礼儀正しい人

前述した通り、受付は、企業の第一印象を左右するポジションです。そのため、来訪者から好感を抱かれるような、誠実で丁寧なコミュニケーションが要求されます。

日頃から、誰に対しても礼儀正しく、笑顔で接することのできる人は、受付に向いているといえます。

②人と接するのが好きな人

受付を担うとなると、毎日、多くの人と関わることになります。人と接するのが好きな人なら、楽しんで業務に取り組めるはずです。また、誰かの役に立てることや、「ありがとう」の言葉がモチベーションにつながる人であれば、受付を天職と感じるかもしれません。

③向上心がある人

受付は、ビジネスマナーや基本的なコミュニケーションスキルが備わっていれば、オフィスワーク未経験者でも挑戦しやすい仕事です。従事するにあたって、特別な資格が求められるケースも、そう多くありません。

ですが、受付には、そのポジションならではの難しさがあり、業務を遂行するにあたって、向上心をもって臨まなければなりません。

なお、より高いレベルで業務に取り組むなら、以下の資格の取得を検討してみることをおすすめします。

▼受付におすすめの資格

• 秘書検定
• TOEIC
• マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）

情熱をもって業務に取り組めば、受付部門のリーダーやマネージャーなど、キャリアアップを目指すことも可能です。

以下の記事では、セミナーやカンファレンスなど、イベント受付の業務内容と注意すべきポイントを解説しております。併せてご覧ください。

まとめ

この記事では、受付業務について以下を解説しました。

• 受付の業務内容
• 受付業務に必要なスキル
• 受付業務に向いている人の特徴

受付は、企業の顔となるポジションであり、来訪者に良い印象をもってもらうためには、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルが欠かせません。

礼儀正しく、人と接することが好きな人は、業務適正があると考えられるため、採用時の基準にしてみてはいかがでしょうか。なお、客室乗務員やグランドスタッフといった航空業務経験者は、即戦力としての活躍が期待できるため、おすすめです。

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