セミナーやビジネスカンファレンスなど、企業がイベントを開催する機会は数多くあります。そうしたイベントは、企業のイメージに直結する部分であるため、なんとしても成功させたいですよね。

そこで力を入れたいのが、イベントの顔とも言える受付業務です。

本記事では、イベントにおける受付の役割とともに、受付業務で注意すべきポイントを解説します。

イベントにおける受付の役割

イベントにおいて受付は、主に来場した参加者への対応を行います。具体的には、出欠管理や参加費の受け取り、会場への案内などが挙げられます。

イベントに訪れた参加者と最初に接するのが受付であるため、そこでイベントの第一印象が決まると言っても過言ではありません。参加者の満足度を高め、そこからビジネスへとつなげるためにも、丁寧かつスムーズな受付を心がける必要があります。

イベント受付における業務

イベント受付における主な業務は、以下の通りです。

▼イベント受付における主な業務内容

• イベントの準備物のチェック
• 事前の会場セッティング
• イベント当日の参加者受付
• 会場への案内、導線作り
• 問い合わせ対応
• 非常時の対応

このように、イベント当日の参加者受付以外にも、多種多様な業務に対応しなくてはなりません。開催するイベントの内容によっては、さらに対応すべき事項が増える可能性もあります。

イベント受付業務で注意すべきポイント

イベントの受付業務には、4つの注意すべきポイントがあります。

①参加者の入退場をスムーズに行う

参加者をスムーズに入退場させられるかどうかは、重要なポイントです。

特に大規模なイベントでは、参加者の数が多くなるため、受付業務が滞ると長蛇の列ができてしまいます。そうなると、待たされている人の満足度が下がるだけではなく、ほかの参加者の邪魔になる可能性も出てきます。

受付業務は、イベントの印象を悪化させないように事前にシミュレーションしたうえで、配置する人員や体制を決定するのが最適です。

②各種事態に対する対処法を整理しておく

想定外の事態にも対応できるように、各種対処法を整理しておくことも大切です。

参加者からの急な質問や、問題が発生した際のヘルプ、あるいは被災した際の緊急対応など、イベントで想定外の事態が発生することは十分にありえます。その際に、受付スタッフが対処法を把握していないと、参加者を余計に混乱させてしまうかもしれません。

何が起きても冷静に対処できるように、事前に対処マニュアルを整備し、受付スタッフに共有しておくのが理想的です。

③必要に応じてツールや協力会社を利用する

イベントの内容や規模に応じて、ツールや協力会社の利用も検討してみてください。

自社に受付業務の経験者がいないと、受付をスムーズに進めるのは困難を極めます。そんなときは、サポートツールを利用したり、協力会社のスタッフの手を借りたりするのも一つの手です。特に、接客の品質を重視したいのであれば、豊富な経験を積んだスタッフが所属する協力会社に、受付業務を依頼するのがおすすめです。

④感染症対策を徹底する

受付業務では、多くの人との接触が予想されるため、感染症対策を講じる必要があります。

新型コロナウイルスの流行は落ち着きつつあるものの、インフルエンザなどほかの感染症への対策は依然として必要です。イベントには多くの人が訪れるため、必然的にそうした感染症に罹患するリスクも高まります。イベントでの感染拡大を防ぐためにも、受付ではマスクを着用し、アルコール消毒を徹底することをおすすめします。

受付スタッフのマナー

イベントを格式高いものに仕上げるには、受付スタッフの立ち振る舞いにも注意する必要があります。そこで最後に、受付スタッフが身につけるべきマナーを紹介します。

①服装はスーツを着用する

受付スタッフの服装は、スーツで統一することを推奨します。

内容にもよりますが、基本的にイベント会場はフォーマルな場ですから、カジュアルな服装は参加者に対して失礼にあたります。イベントの品格を損なわないためにも、受付スタッフには襟つきの、落ち着いた色合いのスーツを着用させてください。

②名刺は丁寧に扱う

受付の際に、参加者から名刺をいただく場合もありますが、その際は以下のポイントを意識して、必ず丁寧に扱ってください。

▼名刺を受け取る際に意識するポイント

• 両手を添えて受け取る
• 会社名や氏名の部分に指を重ねない
• 受け取った名刺は向きを揃えて置く

また、名刺は個人情報のため、対応が済んだあとは適切な保管場所に移すことも忘れてはなりません。

まとめ

この記事では、イベント受付について以下を解説しました。

• イベントでの受付の役割と業務内容
• イベント受付業務で注意すべきポイント
• 受付スタッフのマナー

イベントは、商品やサービスを宣伝するだけではなく、企業の印象を決める場でもあります。問題なく終えるためにも、イベントの第一印象となる受付業務は、各種注意事項やマナーに気を配り、丁寧に遂行することが大切です。

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