近年、多くの企業で人材不足が問題視されています。そのような中、定型的な総務部門の仕事を外部委託できる“総務アウトソーシング”が、注目を集めています。

社内での人的リソースは圧迫されているものの、採用にコストはかけられず、できるだけ低予算で、業務を外部委託したい企業にとっては魅力的なサービスです。

一見すると、利点が多そうな総務アウトソーシングですが、具体的にどのようなメリットが得られるのか、注意点は気になるところです。

そこで本記事では、総務アウトソーシングの概要を分かりやすく解説します。

総務アウトソーシングとは

総務アウトソーシングとは、会社の総務部門が抱える業務を外部企業に委託できるサービスです。

総務部門が担う業務は、データ入力や書類の手続きなど、直接利益につながらないものの、企業を運営するうえで切り離せない重要な仕事です。そのような総務の業務を、外部委託することで、自社内の人的リソースを注力すべき業務に配置し、より効率的なかたちで運用できるようになります。

近年は、少子高齢化による労働人口の減少から、人材採用が難しくなり、多くの企業で生産性の向上と、作業工数の見直しが課題とされています。“自社の人員だけですべての業務を担う”という経営スタイルが通用しなくなってきている今、総務アウトソーシングが、人手不足を解決する有効な手であるのは、間違いありません。

なお、本記事の内容は一般論であり、総務アウトソーシング会社ごとにサービス内容が異なる点はご留意ください。

総務アウトソーシングで委託できる業務とは

総務部門の業務内容は多岐にわたり、一概に“この仕事をする”と言い切れない面があります。しかし、総務アウトソーシングは、そういった業務に一通り対応できるサービスです。

総務アウトソーシングに委託できる業務の一例を、以下の表にまとめました。

総務アウトソーシングが対応できる業務の一例

先ほど、“総務部門の業務は一通りアウトソーシングの対象”とお伝えしたものの、総務アウトソーシングを提供する企業によって、対応できる業務内容には差異があります。また、スタッフを現地に派遣するケースと、アウトソーシング企業が保有する事務所で業務を行うケースがあります。

依頼する際には、自社が求める業務に対応しているか、事前の確認が必要な点にはご留意ください。

総務アウトソーシングで得られる3つのメリット

自社に総務アウトソーシングを取り入れると、以下のメリットが得られます。

①コア業務にリソースを集中させられる

企業の業務は、利益に直結する“コア業務” と、利益にはつながらないものの、社内のサポートに欠かせない“ノンコア業務” に分類できます。

総務部門の業務は、総じてノンコア業務に該当します。企業としては、できる限りノンコア業務を簡略化し、事業の根幹となるコア業務に人的リソースを充当したいものです。

総務アウトソーシングを導入すれば、これまでノンコア業務にとられていた人員を、コア業務に回し、企業の発展に注力することができます。

②人材採用にかかるコストを削減できる

人材の採用には、決して安くない費用がかかります。しかし、総務アウトソーシングを利用すれば、採用費に加え、社員の育成にかかるコストの削減も可能です。

少子高齢化による労働人口の減少に伴って、採用にかかるコストは増加傾向にあります。また、採用した社員は育成しなければならず、教育に対する出費も免れられません。

その点、総務アウトソーシングを利用すれば、必要なときに必要なだけ、スキルや知識のある外部スタッフに業務を担ってもらうことができるのです。

なお、自社で正社員を雇う場合、作業量にかかわらず、固定費として毎月一定額の給料を支払わなければなりません。一方、業務委託であれば、人件費が変動費になるため、月々の支払額の調整が容易です。年末年始など、忙しくなる期間を事前に想定できれば、無駄のない予算計画が立てられます。

➂業務品質の向上が図れる

総務アウトソーシングでは、総務部門の業務に特化した専任の外部スタッフが業務を担うため、仕事に対するクオリティの向上が期待できます。

自社の従業員が、必ずしも総務の業務に精通しているとは限りません。一方、総務アウトソーシング企業の人材は、総務部門の業務に必要なスキルや知識をすでに保有しています。そのため、これまでより効率的かつ、高品質な業務を遂行してくれる可能性が高いです。

総務アウトソーシングの活用は、ただ人的リソースが空くだけでなく、総合的な業務改善にもつながります。

総務アウトソーシングを利用する際の注意点

総務アウトソーシングの利用に際しては、“何を目的に依頼するか” を明確にすることが肝要です。もし、人件費の削減を目的に委託したとして、以前より費用がかかっていては、本末転倒です。

また、社内にノウハウが蓄積されにくくなる点にも留意が必要です。総務の業務を外部スタッフに丸投げしたままでいると、いざ内製化するとなった場合、社内で総務部門の業務をこなせる従業員が誰もいないといった状態になりかねません。

外部委託に依存しないためにも、外部スタッフと定期的に情報共有の場を設けたいところです。

総務アウトソーシングを活用する際には、利用の目的を定めつつ、解約後のリスクに対する配慮が不可欠です。

総務アウトソーシングの料金形態

総務アウトソーシングの料金形態は、時間単位と業務単位の2つに分けられます。

時間単位は、“1時間あたり〇〇円”のように、料金が発生します。委託業者やサービス内容によって価格は異なります。

一方、業務単位は、依頼する業務ごとに金額が設定されている料金形態であり、ピンポイントで依頼したい業務がある際に、有用です。

ただし、総務アウトソーシングにかかる費用は、依頼内容によって異なります。
一般的には、委託を希望する総務業務の内容や発生頻度、処理に要する時間を事前に調査したうえで、個別に見積もりし、費用を算出します。

また、総務業務の難易度などの条件によって、料金が大きく異なる可能性があるため、利用を検討する際には、まず総務アウトソーシング会社に相談するのがよいでしょう。

まとめ

今回は、総務アウトソーシングの概要について解説しました。

• 総務アウトソーシングとは
• 総務アウトソーシングで委託できる業務とは
• 総務アウトソーシングで得られる3つのメリット
• 総務アウトソーシングを利用する際の注意点
• 総務アウトソーシングの料金形態

総務アウトソーシングは、総務の業務を外部スタッフに委託できるサービスです。多くの企業で人材難が問題視されるなか、必要な人員を無駄なく配置できる総務アウトソーシングは、問題解決の手段として有効活用したいところです。

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