「繁忙期になると、なぜ毎年のように人手不足が起こるの？」

「繁忙期の人手不足を解消するには、どのような対策をすればよい？」

このような悩みを抱えていませんか？

繁忙期の人手不足は、一時的な問題として見過ごされがちですが、放置すると業務品質の低下や社員の離職といった問題に発展する可能性があります。繁忙期を乗り切るには、原因を正しく理解したうえで、計画的に対策を講じることが欠かせません。

そこで本記事では、繁忙期に人手不足が起こる主な原因から、放置するリスク、企業が取るべき具体的な対策について詳しく解説します。人手不足が起こりやすいタイミングや事前に準備しておくべきことまで紹介するので、繁忙期の人員確保にお悩みの企業様は、ぜひ最後までお読みください。

ANAビジネスソリューションでは、企業のニーズや業務内容に応じた人材派遣サービスを提供しています。繁忙期の一時的な人員不足を補いたい場合にも、必要な期間や業務に合わせて人材を活用できます。

繁忙期に向けた人員確保をご検討の企業様は、お気軽にご相談ください。

繁忙期の人手不足は、単に「忙しいから」という理由だけで起こるわけではありません。背景には、複数の要因が重なっていることが多くあります。

ここでは代表的な4つの原因を紹介します。

原因①｜一時的に業務量が増加する
繁忙期には、通常期と比べて業務量が短期間で急増します。既存の人員体制は、平常時の業務量を前提に組まれていることが多いため、その体制のままでは繁忙期の業務量に対応しきれません。

例えば、決算期の経理部門や、年末年始の物流・小売業などでは、業務量が数倍に膨れ上がるケースもあります。こうした急激な業務量の増加が、繁忙期特有の人手不足を生み出す直接的な原因です。


原因②｜必要な人員を事前に確保できていない
繁忙期に人手不足が起こる原因のひとつに、必要な人員を事前に確保できていないことが挙げられます。繁忙期の到来をある程度予測できていても、事前に人員計画を立てていなければ、必要なタイミングまでに人材を確保できない可能性があります。

人員確保の準備が遅れると、採用や人材派遣の手配が繁忙期に間に合わず、人手不足のまま業務量の増加に対応することになります。過去の繁忙期における業務量や必要人数を振り返り、余裕を持って人員確保を進めましょう。


原因③｜採用競争が激しく人材を確保しにくい
繁忙期に人手不足が起こる原因のひとつに、採用競争の激化によって必要な人材を確保しにくくなることが挙げられます。

人事異動に伴う年度末や新卒採用の面接時期、株主総会前などは、多くの企業が同時期に増員を図るため、短期スタッフや派遣スタッフの需要が高まります。その結果、求人を出しても応募が集まりにくく、必要な人数を確保できないケースも少なくありません。

繁忙期に向けて人員を確保するには、採用需要が高まる前から募集や人材派遣の手配を進めることが大切です。


原因④｜欠勤・退職によって既存社員の負担が増える
繁忙期に欠勤や退職が発生し、予定していた人員を確保できなくなることも、人手不足が起こる原因のひとつです。

ただでさえ業務量が増える繁忙期に人員が欠けると、その分の業務を既存社員でカバーしなければなりません。一人ひとりの負担が増え、長時間労働や疲労の蓄積につながることもあります。

また、負担の増加によって新たな欠勤や退職が発生すると、人手不足がより深刻になる悪循環に陥るおそれがあります。そのため、欠員が生じることも想定して人員体制を整えておきましょう。

繁忙期の人手不足を「一時的なもの」として放置すると、企業にさまざまなリスクが及びます。
ここでは代表的な4つのリスクを紹介します。

リスク①｜業務品質・顧客満足度が低下する
人手が不足した状態で無理に業務を回すと、一つひとつの作業に十分な時間や注意を払えなくなり、ミスや対応漏れが発生しやすくなります。結果として、業務品質の低下や、顧客からの信頼低下につながりかねません。

例えば、接客業であれば接客の丁寧さが失われ、事務部門であれば書類の確認ミスが増えるといった形で、具体的な影響が表面化します。顧客満足度の低下は、リピート率や口コミにも影響するため、軽視できないリスクです。


リスク②｜売上機会を逃す可能性がある
繁忙期の人手不足によって対応できる業務量に限界が生じると、本来であれば獲得できたはずの注文や案件を断らざるを得なくなる場合があります。繁忙期は企業にとって売上を伸ばしやすい時期であるため、人手不足による機会損失が経営に大きな影響を与える可能性も否定できません。

例えば、注文が集中する時期に出荷が追いつかず、顧客が他社に流れてしまうケースも考えられます。繁忙期の売上機会を逃さないためにも、十分な人員体制を整えておく必要があります。


リスク③｜社員の離職につながる
繁忙期のたびに過重労働が続くと、既存社員の心身の負担が蓄積し、離職につながるリスクが高まります。離職者が出れば、残された社員の業務負担が増えるだけでなく、新たな人材の採用や教育にもコストと時間が必要です。

「繁忙期になると業務負担が大きくなる」という状況が常態化すれば、働き続けることへの不安や不満につながる可能性があります。社員の離職を防ぐためにも、繁忙期に業務が集中しすぎない人員体制を整えることが欠かせません。


リスク④｜人件費（残業代）が増大する
繁忙期の人手不足を既存社員の残業で補うと、時間外労働が増え、人件費の負担が大きくなる可能性があります。特に、法定労働時間を超える時間外労働や深夜労働などが発生した場合は、通常の賃金に加えて割増賃金の支払いが必要です。

その結果、繁忙期に売上が増えても、残業代などの人件費が膨らみ、想定していた利益を確保できないケースも考えられます。繁忙期の人件費を抑えるためにも、既存社員の残業だけで対応するのではなく、業務量に応じて必要な人員を確保することが大切です。

ここでは繁忙期の人手不足を解消するための対策を3つ紹介します。

対策①｜人材派遣を活用する
人材派遣を活用すれば、必要な期間・業務内容に応じて、即戦力人材を柔軟に確保できます。正社員採用のように長期的な雇用を前提としないため、繁忙期が終わった後の人員調整に悩む必要がありません。

特定のスキルや実務経験が求められる業務でも、派遣会社を通じて条件に合う人材を確保できます。必要な期間に合わせて人員を確保できるため、繁忙期の人手不足を補う手段として活用しやすい点が人材派遣の強みです。

ANAビジネスソリューションでは、高い接遇力やビジネスマナーを備えた派遣スタッフを受付やコンシェルジュ、事務職、秘書などの職種で即戦力としてご紹介しています。専任担当者が業務内容を丁寧にヒアリングしたうえで、貴社のニーズに適した人材をご提案いたします。

サービスを活用したお客様の声や導入実績、サービスに関するFAQなどは以下からご覧いただけます。
約1分でダウンロードできますので、ぜひご参照ください。

対策②｜アルバイト・短期スタッフを採用する
繁忙期に限定したアルバイトや短期スタッフを採用することも、人手不足を解消する有効な手段です。繁忙期に業務量が増える部門や業務へ人員を配置することで、既存社員の負担を軽減しながら人手を補えます。

ただし、募集や選考、受け入れ準備には一定の期間がかかります。必要な人数を確保できるよう、繁忙期から逆算して早めに採用活動を始めることが重要です。

ANAビジネスソリューションでは、人材派遣だけでなく、アルバイト・パートスタッフの人材紹介サービスも提供しています。ANAグループで培った採用ノウハウを活かし、繁忙期に活躍できる人材との出会いをサポートします。

人材紹介サービスの詳細は以下からチェックしてみてください。

対策③｜アウトソーシングを活用する
特定の業務プロセスそのものを外部に委託する「アウトソーシング」も繁忙期対策として効果的です。自社で人員を確保・教育する手間をかけずに、専門性の高い業務を外部の専門チームに任せられます。

アウトソーシングは、以下のような「繁忙期に業務量が増えやすく、自社の業務から切り分けて委託できる業務」に最適です。

• カスタマーサポート
• データ集計
• 販促

業務そのものを外部へ任せることで、既存社員の負担を軽減し、コア業務に集中しやすい体制を整えられます。繁忙期に増える業務のなかから、外部へ委託できる業務を整理して活用することがポイントです。

なお、ANAビジネスソリューションでは、アウトソーシングサービスも提供しています。ANAグループで培ったノウハウを活かし、カスタマーサポートやデータ集計などのオフィスワークを幅広く支援します。

繁忙期の業務負担を軽減したいものの、「どの業務を外部に委託すればよいかわからない」とお悩みの場合も、ニーズに応じた提案が可能です。まずはお気軽にご相談ください。

ここからは、繁忙期に人手不足が起こりやすいタイミングを5つ紹介します。

例①｜オフィス移転・拠点開設の時期
オフィス移転や新拠点の開設時には、通常業務と並行して、各種手続きや備品の準備、受付体制の構築などを進める必要があります。一時的に業務量が増える一方で、そのためだけに人員を増やすことは難しく、既存社員に負担が集中しやすい時期です。

移転日や開設日は事前に決まっているため、必要な業務と人員を早めに洗い出し、不足する場合は派遣やアウトソーシングなどで補うことが有効です。


例②｜採用活動が集中する時期
新卒・中途採用が活発になる時期は、応募者対応や面接調整、説明会の準備・運営など、採用担当者の業務が増加します。対応が追いつかなくなると、応募者への連絡が遅れるなど、採用活動そのものに影響する可能性があります。

特に、応募者対応や日程調整などの事務業務に時間を取られると、面接や候補者の見極めといった重要な業務に十分な時間を割けなくなりかねません。年間の採用スケジュールから業務が集中する時期を予測し、採用事務など一部の業務をサポートする人材を事前に確保しておきましょう。


例③｜株主総会・イベントの開催前後
株主総会や社内外のイベントでは、資料準備や関係者との調整、受付、来場者対応など、多くの業務が開催前後に集中します。開催期間が限られているため、短期間だけ通常より多くの人員が必要になるケースもあります。

開催日から逆算して必要な業務や人数を整理し、受付や運営サポートなどを担う人材を確保しておけば、既存社員への負担集中を抑えられるでしょう。

なお、株主総会における人材派遣の具体的な活用事例は、以下の記事で紹介しています。

例④｜組織変更・人事異動の時期
組織変更や人事異動の前後は、通常業務に加えて、引き継ぎや社内手続き、新体制への移行に伴う業務が発生します。異動や退職によって一時的に人員が減り、後任者が決まるまで人手不足になるケースもあります。

人員配置が変わる時期をあらかじめ把握し、後任者の採用が間に合わない場合などは、必要な期間だけ外部人材で補うことも選択肢のひとつです。


例⑤｜新商品・新サービスのリリース時
新商品・新サービスのリリース前後は、問い合わせ対応や受注処理、販促などの業務量が一時的に増えることがあります。反響が想定を上回った場合、対応の遅れによって顧客満足度の低下や販売機会の損失につながる可能性もあります。

特に、リリース直後の問い合わせ件数や受注量を正確に予測するのは難しいものです。過去の実績や販売計画などから必要な人員を想定し、問い合わせ対応や事務処理などを担う人材を事前に確保しておきましょう。

なお、問い合わせ対応や各種事務作業は、事務局代行サービスへ委託する方法もあります。委託できる業務やメリットについては、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご参照ください。

ここでは、繁忙期の人手不足を防ぐために事前に準備しておくことを4つ紹介します。

繁忙期の時期・業務量を把握する
過去の実績データをもとに、自社の繁忙期がいつ訪れ、どの程度業務量が増加するのかを把握しましょう。過去数年分のデータを分析することで、より精度の高い見通しを立てられるためです。

例えば、過去の受注件数や問い合わせ件数、残業時間の推移などを月別に整理すると、繁忙期の傾向が具体的に見えてきます。こうしたデータに基づく把握が、その後の人員計画の精度を高める土台になります。


必要な人数・スキルを明確にする
繁忙期の業務量を把握したら、必要な人員数と、業務を担ううえで求められるスキル・経験を具体的に整理しましょう。必要な人数やスキルを明確にしておけば、人材派遣を利用する際に募集条件を具体的に設定でき、人材選定もスムーズに進められます。

例えば、問い合わせ対応の人員が3名不足する場合は、「電話対応の経験がある人材を3名確保する」など、必要な条件を具体化します。あわせて、いつまでに人材を確保する必要があるのか、採用時期を明確にしておくこともポイントです。

必要な人数とスキルを明確にすることで、無駄のない人員計画を立てられます。


早めに人材確保を進める
繁忙期の人材確保は、必要になる時期から逆算して早めに進めましょう。多くの企業が同時期に人材を求めるため、動き出しが遅れるほど、希望する人材を確保できる可能性が低くなってしまうからです。

具体的には、人材会社への依頼は、就業開始予定日の3ヵ月前を目安に進めることが望ましいとされています。特に、専門性の高いスキルが求められる業務や、まとまった人数が必要な場合は、この3ヵ月前という目安を意識しておくと安心です。

遅くとも、就業開始の1ヵ月前までには依頼を済ませておかないと、希望通りの人材を確保できない可能性が高まります。

受け入れ・教育体制を整える
人材の確保と並行して、受け入れ体制も整えておく必要があります。人材を確保できても、受け入れ準備が不十分だと、業務にスムーズに入ってもらえず、期待した効果を得られない可能性があるためです。

例えば、業務マニュアルの整備や、初日の案内担当者の決定、必要な備品・システムの準備などを、事前に済ませておきましょう。受け入れ体制が整っていれば、短期間の就業であっても、早期に戦力として活躍してもらいやすくなります。

繁忙期の人手不足にお悩みの企業様には、ANAビジネスソリューションの人材派遣サービスをご活用ください。

業務量の変動に合わせて必要な期間だけ人材を確保でき、単発（1日4時間～）や短期（2週間・1ヵ月など）の依頼にも対応しています。そのため、繁忙期やイベントなど、一時的に人員を増やしたい場合にも活用しやすいサービスです。

登録スタッフには、客室乗務員や空港係員の出身者をはじめ、大手企業での就労経験を持つ人材も多数在籍しています。また、マナー・接遇教育やOAトレーニングなど、派遣スタッフのスキルアップを支援する体制も整えています。

営業担当による就業後のフォローにも力を入れているため、派遣スタッフを受け入れた後も継続的なサポートが可能です。繁忙期に必要な人員を確保したい企業様は、ぜひANAビジネスソリューションへご相談ください。

繁忙期の人手不足は、業務量の急増や採用競争の激化など、複数の要因が重なって発生します。放置すると、業務品質の低下や売上機会の損失、社員の離職といった、深刻な経営リスクにつながりかねません。

繁忙期を乗り切るには、時期や業務量を予測し、必要な人員を早めに確保することが重要です。特に、人材会社への依頼は開始予定日の3ヵ月前を目安に、遅くとも1ヵ月前までには済ませておくことをおすすめします。

ANAビジネスソリューションでは、人材派遣・人材紹介・アウトソーシングという複数の選択肢から、貴社の繁忙期の特性に合った人員確保の方法を提案します。計画的な人員確保を実現したい企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。

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