やるべき業務が多く、手一杯の毎日を過ごしている役職者のなかには「そろそろ秘書を雇いたい」とお考えの方もいるかもしれません。秘書を雇うにあたっては、採用することで得られるメリットが気になるのではないでしょうか。

本記事では、秘書の概要をお伝えしたうえで、採用するメリットや任せられる業務を解説します。

秘書とは

秘書とは、社長や役員などの経営陣、また管理職の業務がスムーズに進むようサポートする存在のことです。

役職者は、日々多くの業務をこなさなければなりません。特に仕事が立て込む繁忙期は、すべての仕事を自分で把握したり、円滑に進めたりするのが難しい状態に陥りがちです。

秘書は、役職者が抱えるこうした課題を解決する際に役立ちます。懇切丁寧なサポートを受けられるがゆえ、役職者は今すべきことを明確にできるといえます。

秘書を雇うメリット

秘書を雇うメリットは、大きく5つ挙げられます。

▼秘書を雇うメリット

• メイン業務に集中できる
• 苦手な分野をカバーしてもらえる
• 業務の生産性が向上する
• 仕事でのミスを減らせる
• 心の支えとなる

秘書がいれば、自身が苦手とする業務や庶務に時間を割く必要がないため、メイン業務に集中でき、仕事の質も高まること間違いなしです。

詳しくは後述しますが、秘書は役職者が無理なく仕事をこなせるようなスケジュールを提案してくれます。これによって体調を崩したり、切羽詰まった状態に陥ったりせずに仕事ができ、ビジネスがさらに好転するかもしれません。

また常に責任が伴う役職者は、社内でも孤独な立場になりがちです。そのようなときも、秘書がいることで心が救われる機会があるはずです。

秘書に任せることのできる業務

ここからは、秘書に担当してもらえる業務を深掘りしていきます。

①予定管理

まず、秘書のメイン業務ともいえるのが、役職者の予定管理です。社内外で実施されるミーティングや出張、来客などのスケジュールを把握してもらえます。

管理はもちろん、重要度の高さを考慮しながら円滑に業務をこなせるようにスケジューリングしてくれるのも魅力です。役職者が仕事に追われることのないよう、スキマ時間を設けた予定を組めるかどうかは、秘書の腕にかかっているといえます。

②顧客対応

役職者宛ての電話やメール、来客の対応も、秘書に依頼できる業務の一つです。

顧客対応を任せるときは、秘書だけで対応できる業務と、役職者が途中で引き継ぐ業務を分類するのがおすすめです。そうすることで役職者の業務負担を減らし、コア業務に注力することが可能となります。

電話やメール、来客の対応のいずれも、秘書が“会社の顔”となるため、ビジネスマナーに則った丁寧かつスマートな立ち居振る舞いが求められます。どのような場面でも気持ちの良い対応ができるかどうかは、秘書を雇ううえで重視すべきポイントです。

③文書作成・整理

秘書に任せられる業務には、役職者が使用する書類の作成も挙げられます。

では、秘書に作成を依頼できる書類にはどのようなものがあるのでしょうか。その一例を、以下にまとめました。

▼秘書が作成できる書類

• 社内・社外文書
• 会議・商談用資料
• 経費精算書
• お礼状

役職者がこうした書類の作成に時間をとられなければ、ミーティングや商談の準備が十分にでき、良い結果を出せるかもしれません。

さらに手一杯の状態では、使用した書類をファイリングするのが後回しになりがちです。秘書には、書類の管理も依頼可能なため、紛失するリスクをグッと減らせます。

④手配業務

秘書には、交通機関や宿泊先、会食で利用する飲食店、取引先に持参する手土産などの手配も任せられます。

役職者は、ほかの社員よりも出張したり会食をしたりする機会が頻繁にあります。やるべき業務が多く、時間的に余裕がないと、こうした準備をなかなか進められないかもしれません。

そのような場合も、秘書がいれば各種手配を進めてくれるため、直前で慌てる心配が解消されます。

秘書業務を派遣社員に任せるメリット

「秘書を雇いたいけれど、コストは抑えたい」「即戦力となる人材を確保したい」と思われるときには、秘書業務を担当できる派遣社員を採用するとよいかもしれません。

▼秘書業務を派遣社員に任せるメリット

• 人件費を削減できる
• 育児休暇や産前産後休暇による人手不足のリスクを減らせる
• 一定期間のみ採用できる
• 即戦力となる人材を確保できる

派遣社員の秘書を雇えば、正社員よりも人件費を削減できるうえに、必要となる費用が明瞭となります。保険関連や労務まわりの費用は派遣料金に含まれるため、派遣社員に支払う金額が分かりやすいのは大きな利点です。

さらに自社で秘書を雇っていても、育児休暇や産前産後休暇などで一時的に人手が足りなくなることもありえます。「欠員を補充したい」「繁忙期だけ人手がほしい」など、ニーズに合わせたフレキシブルな採用が可能なのも、派遣秘書ならではの魅力です。

また秘書業務をこなせる人材を派遣する企業には、現場ですぐに活躍できるスキルを有したプロが所属していますから、OJT期間も短縮できます。派遣社員には、数多くの企業で経験を積み、効率的かつ正確に業務を遂行するノウハウが蓄積されているからこそ、即戦力となるわけです。

「秘書業務を派遣社員に任せよう」と決めたら、企業風土に合う人材派遣会社を選ぶのが採用を成功させる鍵となります。くわえて、自社が派遣社員を採用する目的を明確にしておくのも不可欠です。

まとめ

この記事では、秘書を雇うメリットや依頼できる業務について解説しました。

• 秘書とは
• 秘書を雇うメリット
• 秘書に任せることのできる業務
• 秘書業務を派遣社員に任せるメリット

秘書を採用すれば、役職者が庶務にかける時間を減らせます。また、役職者がコア業務に集中できるようになるため、業務の効率化が図れるうえ、無理なく働ける環境も整えられるはずです。

秘書業務を担当する人材を確保する際は、任せたい業務を検討し、それに必要なスキルを有した派遣社員を採用するのがベターです。

ANAビジネスソリューションには秘書の経験がある人材はもちろん、客室乗務員やグランドスタッフの経験がある人材も所属しています。情報伝達力やビジネスマナーが備わっており、即戦力として活躍しております。くわえて豊富な派遣実績もあるため、秘書の採用でお困りの際は、お気軽にお問い合わせください。

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